يعاني كثير من الأشخاص صعوبة تنظيم الوقت والانشغال في الوقت الحاضر بسبب ثروة المعلومات والأنشطة والفرص المتوفرة لدينا مقارنةً بالسنوات الماضية.

قد تندهش من تحقيق بعض الأشخاص أشياءًا مذهلة كل يوم في نفس عدد الساعات المتوفرة لدينا جميعًا، إذن ما الذي يعرفونه ولا يعرفه معظم الناس؟

يستخدم هؤلاء الأشخاص مهارات إدارة الوقت، إذ نملك جميعًا 24 ساعة فقط في اليوم، والوقت لا يتغير لكن يمكن تنظيمه.

لذلك تابعنا في -هذا المقال- من مركز بداية للتعرف إلى كيفية إدارة وقتك والتحكم فيه.

ما مهارات تنظيم الوقت؟

تتضمن مهارات تنظيم الوقت مجموعة متنوعة من المهارات التي ستساعدك على إدارة وقتك جيدًا وتحقيق أهدافك، وتشمل ما يلي:

التنظيم

يساعد التنظيم الجيد على الحفاظ على صورة واضحة للمهام المطلوبة ومدة تنفيذها، على سبيل المثال: يساعد على تحديد موقع مستندات معينة بسهولة.

بالإضافة إلى ذلك يساعد التنظيم على وجود بيئة مرتبة وتدوين ملاحظات مفصلة ودقيقة.

تحديد الأولويات

يمكنك أن تصبح مديرًا جيدًا لوقتك من خلال تقييم مسؤولياتك بالاعتماد على أولوياتك، إذ قد تقرر البدء بالمهام السريعة والبسيطة ثم المهام الأطول وأكثر تعقيدًا.

تحديد الأهداف

يساعد تحديد الأهداف على الوصول للهدف النهائي بوضوح، إذ قد يؤدي تحديد أهداف قصيرة وطويلة المدى إلى النجاح في الحياة المهنية.

التواصل

يساعد تطوير مهارات التواصل القوية على توضيح الخطط والأهداف، كذلك يتيح التركيز على إكمال المهام الأكثر أهمية وذات الصلة التي تتوافق مع الأهداف.

التخطيط

يعد التخطيط جزءًا أساسيًا من إدارة الوقت، إذ يلزم التخطيط ليومك واجتماعاتك وكيفية إنجاز الأشياء بالالتزام بجدول زمني محدد.

التفويض

يلزم وجود حدود لإدارة وقتك جيدًا، إذ يمكنك تفويض المهام لشخص آخر إذا كنت تدير مشروعًا، حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من الوقت المتوفر لك.

يساعدك التفويض على إكمال عدد من المهام التي تساعدك أنت وشركتك على تحقيق أهدافك في النهاية.

إدارة الإجهاد

يعزز تنظيم الوقت الحفاظ على الصحة العقلية وتقليل التوتر، إذ يساعد الالتزام بالجدول الزمني على إنجاز المهام بحماس.

يمكنك التعامل مع التوتر بإيجابية من خلال تضمين فترات راحة قصيرة على مدار اليوم، أو بمكافأة نفسك في أثناء إنجاز المهام.

ما فوائد تنظيم الوقت؟

تساعد مهارات إدارة الوقت على تنظيم الأعمال وبالتالي تحقيق الأهداف، على سبيل المثال:

الحصول على وظيفة.

قد يساعدك تخصيص فترات زمنية محددة يوميًا على إكمال الخطوات اللازمة للحصول على الوظيفة، مثل: تحديث السيرة الذاتية، والبحث عن فرص عمل والتقدم، والبحث عن شركات والاستعداد للمقابلات الشخصية.

كذلك قد يكون لديك كثير من المسؤوليات لمساعدة الشركة على تحقيق أهداف معينة، مثل: الحفاظ على الاجتماعات والمهام والتركيز وإتاحة الوقت لتكون مبدعًا في تحقيق أهدافك.

كيفية تنظيم الوقت

تقول “إيما دونالدسون” أخصائية علم النفس المهني المعتمد: “الهدف من إدارة الوقت جيدًا، هو تحقيق التوازن في نمط الحياة”.

لذلك تساعدك مهارات تنظيم الوقت اليومي على السيطرة على حياتك والحصول على فرص جديدة وتحقيق أهدافك.

كذلك تؤثر إدارة الوقت في الحالة النفسية لك، إذ تعزز الشعور بمزيد من الاسترخاء والتركيز والسيطرة، وتشمل طرق تنظيم الوقت ما يلي:

تحديد الأهداف

تقول إيما: “حدد من تريد أن تكون وأولوياتك في الحياة، وما تريد تحقيقه في حياتك المهنية أو الشخصية”، وتساعدك معرفة أهدافك على التركيز على الأشياء التي تمكنك من تحقيقها.

كذلك تذكر أن إدارة الوقت تعني تغيير السلوكيات ليس تغيير الوقت ذاته، لذلك يلزم التخلص من الأشياء التي تهدر الوقت.

على سبيل المثال: حدد هدفك أنك لن تتلقى مكالمات هاتفية شخصية أو ترد على الرسائل النصية غير المتعلقة بالعمل في أثناء عملك.

تحديد أهدافًا قصيرة وطويلة المدى

يساعدك تحديد أهدافك بانتظام على تكوين صورة عامة لما تحتاج إلى تحقيقه بالضبط، ثم يمكنك تحديد أهداف رئيسية صغيرة لتحقيق أهداف أكبر وطويلة المدى.

يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس والتحقيق وذات صلة ومستندة إلى الوقت.

إنشاء قائمة مهام

تساعد قوائم المهام على البقاء منظمًا، لكن يفضل الاحتفاظ بقائمة مهام واحدة لتجنب فقدان مسار القوائم المتعددة.

تساعدك قائمة المهام على تحديد أولوياتك وتوقيتاتك، وتأجيل المهام غير العاجلة، ويمكن إستخدام تطبيقات الهاتف للتذكير بالأحداث مسبقًا، وسهولة إدارة الوقت.

تنظيم جدول زمني محدد

يعد ضروريًا تخصيص الوقت بانتظام لإكمال أهم المهام وفقًا لأولوياتك دون تشتيت الانتباه، والاعتذار عن أي اجتماعات لن تضيف قيمة لك.

ترتيب أولوياتك

يمكنك التدرب على تحديد الأولويات من خلال إنشاء قوائم مهام، وكتابة كل ما تحتاج إلى إنجازه للحصول على ترتيب أولويات المهام الأكثر إلحاحًا لإنجازها.

يمكن تصنيف المهام إلى 4 فئات:

• عاجلة ومهمة.

• ليست عاجلة لكن مهمة.

• عاجلة لكن غير مهمة.

• ليست عاجلة ولا مهمة.

يعد التعامل مع كثير من المهام العاجلة أمرًا مرهقًا، لذلك يجب التركيز على مهام ليست عاجلة لكن مهمة لتقليل فرص تحولها لأنشطة عاجلة ومهمة.

ركز على النتائج

تنصح “إيما” بالتركيز على النتائج وليس على مدى انشغالك، إذ تعني الإدارة الجيدة للوقت تنفيذ عمل عالي الجودة.

لذلك لست مضطرًا إلى إنفاق مزيدًا من الوقت لتحقيق مزيدًا من العمل.

احصل على استراحة

يعمل كثير من الأشخاص في أثناء استراحة الغداء، مما يؤدي إلى نتائج عكسية، إذ يساعدك الابتعاد عن مكتبك مدة 30 دقيقة على أن تكون أكثر فاعلية فيما بعد.

كذلك يمكنك الذهاب إلى نزهة في الهواء الطلق، أو ممارسة بعض التمارين الرياضية، مما يساعد على تجديد التركيز والحماس والتحكم في وقتك.

استغل أوقات الانتظار

حاول أن لا تضيع وقتك في انتظار اجتماعات العملاء أو مواعيد الطبيب، إذ يمكنك استغلال تلك الأوقات في العمل، مثل: قراءة تقرير أو فحص جدول بيانات.

بالإضافة إلى ذلك يمكن استغلال وقت قيادة السيارة في الاستماع إلى صوتيات العمل، أو استغلال وقت الطهي والتنظيف في التحدث إلى الأطفال وقضاء وقت ممتع معهم.

ابتعد عن الأشياء المهدرة لوقتك

قد تهدر بعض الأشياء وقتك على سبيل المثال: قد يستغرق الرد على بريدك الإلكتروني يومك بأكمله، لذلك يمكنك تحديد ساعة واحدة يوميًا والالتزام بها لهذه المهمة.

كذلك يلزم اتباع الخطوات الآتية:

1. حذف: يمكنك حذف نصف رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها على الفور.

1. قراءة: يمكن قراءة البريد الإلكتروني إذا كان عاجلًا أو يمكن إكماله سريعًا.

1. تفويض: يمكن تفويض شخص آخر للتعامل مع بريدك الإلكتروني.

1. تأجيل: يمكن تخصيص وقتًا آخر لاحقًا للرسائل التي تستغرق وقتًا أطول في التعامل معها.

ختامًا، تعزز طرق تنظيم الوقت الشعور بالاسترخاء وتقلل التوتر والضغط النفسي، بالإضافة إلى زيادة الإنتاج وتحقيق الأهداف.

لذلك لا تنس -عزيزي القارئ- اتباع الخطوات السابقة وإدارة وقتك والابتعاد عن كل ما يهدره.

كتب المقال: د.هبة الحبشي

Resources:

1. nhs
2. Indeed
3. Thebalancesmb